上手に説明をするために意識するコツを5つを紹介

会話
Group of diverse people having a business meeting

こんにちは
25歳社畜SEです。

日本人なのに日本語が難しいです。
自分の思っていることを伝えるのって結構難しいと思います。
そんな私が、普段仕事で意識していることを簡単にまとめましたので、読んでいただけると嬉しいです。

イメージできる説明内容を作成

Business people working on a laptop in a meeting

コツを紹介しますが、自分で説明する内容を確認しているでしょうか?

私が最低限確認している内容を以下に記載します。

  • 自分は何を伝えたいのか
  • 初めて聞いたときに聞き手は理解することができるのか
  • 説明を受けた後、自分の言いたいことが伝わっているか
  • 曖昧な表現を使用して説明していないか

もし意識していない場合はこちらの記事も読んでみてください!

【方法紹介】上手に説明をするための「コツ」は必ず準備をすること

上手に説明をするために意識するコツを5つを紹介

Group of diverse people having a business meeting
  • その1:話の流れを明確にしよう
  • その2:説明の種類を伝えよう
  • その3:話したいことはいくつあるかを始めに伝えよう
  • その4:誰が、いつ、どこで、何をするのかを伝えよう
  • その5:聞き手に対して、どう関係があるかを伝えよう

その1:話の流れを明確にしよう

話の流れを考え、適切な順番で説明することが重要です。
要約→自分の言いたいこと→聞き手にして欲しいこと、で説明しましょう。

もし一番始めに、自分の言いたいことを言っても、聞き手は何について話しているか詮索しながら話を聞くことになります。
頭の中に?マークがたくさんできると、話についていけなくなり、理解してもらえません。

もし一番始め聞き手に「して欲しいこと」を説明しても話の前提がないため、聞き手は要求に答えるためにどうすれば良いか考えてしまいます。
そうすると話が区切られ、聞き手から質問を受ける形になってしまい、その次に説明しようとしていたことができなくなります。

まずは話の前提を説明して、双方の認識を近い形にします。その後、自分の意見を説明して聞き手に納得してもらった後に、聞き手に要求をします。

その2:説明の種類を伝えよう

話始めに説明するべき内容の種類を簡単に説明しましょう。

説明のはじめに「○○について報告です」といわれたら、聞き手に報告を聞くための準備をしてもらうことができます。
聞き手は報告内容に納得できるか、確認しながら説明を聞くと思います。

「○○について意見が欲しいです。」といわれたら、聞き手は説明を聞きながら意見を考える準備ができます。
最後に「意見をください」と言われるより、最初に言われたほうが聞き手は都合が良いです。

このように聞き手に対しての説明の内容を伝えると、聞き手は次の行動に移りやすくなり、説明をスムーズに行えます。

その3:話したいことはいくつあるかを始めに伝えよう

説明したい数を言うことによって、聞き手は説明の全体像を予想して話を聞くことができます。

いくつ説明をするか伝えないで、次はの説明は・・・、3つ目の説明は・・・、と続けられると聞き手は説明の全体像がイメージできなくなり、混乱します。
また聞き手にいくつ説明するか伝えていれば、話の途中で区切られくることが少ないです。
話の主導権を握った状態なら、話の軸がぶれることなく聞き手に伝えることができるでしょう。

その4:誰が、いつ、どこで、何をするのかを伝えよう

誰が、いつ、どこで、何をするのかを明確にすることはマストです。

曖昧な形で説明を一区切りするのは、自分にとっても聞き手にとってもマイナスになります。

よくあるのが、上司が部下に作業を頼んだときに思っていたものとは違うものが出せれるとこ。
この際上司の説明が不十分だったということは置いておきましょう。
部下は、誰が、いつ、どこで、何をするのかを意識して、少しでも疑問なところがある場合は上司に確認を取ります。
上司と部下の関係だと何をするのかを簡単に深掘りすることができますが、
対お客さんの関係だと他にも意識しないといけないことがあるので、大変です。。。。

説明をする時は曖昧にするのではなく、具体的に説明をすることが大事です。
またこちらが聞き手で説明が曖昧だなと思った時は、内容を具体的に確認するのもいいですね。

その5:聞き手に対して、どう関係があるかを伝えよう

説明はじめの段階で、聞き手は自分に対して「必要な説明」、と認識しない場合はきちんと理解してくれません。

極端な話ですが、学生の時に全校集会等で校長先生の話をきちんと理解したとことはありますか?
自分が関係ないと認識した内容はきちんとインプットされないと思います。
もし校長先生がこの話を理解してくれたら100万円あげます。
なんて話を説明の始めに言った場合、聞く態度は変わるのではないでしょうか?

説明をする時は聞き手に対して説明の重要度を伝えてから話始めると、自分の言いたいことが伝わりやすくなります。

まとめ

Analysis of line graphs and pencil on the desk.

話すのが苦手で上手に伝えたいと思うのであれば、しっかりとした準備は重要です。
その次に、自分の説明を聞き手に理解してもらう工夫が大事です。
説明が上手い人は無意識にできているというより、できちゃっているんです。

聞き手にわかりやすい説明の方法なんて学校ではなかなか教えてもらえることではありません。
つまりできなくて当然なんです。できている人がすごすぎるんです。
できない人は、説明ができるようになる知識を学べばできるようになるということ。
伸び代しかないので、とりあえず意識して実践するのみです!

おわり

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