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【方法紹介】上手に説明をするための「コツ」は必ず準備をすること

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【方法紹介】上手に説明をするための「コツ」は必ず準備をすること

説明しても相手に自分の意思が伝わらないという経験はありませんか?
会社に入ってから説明することが難しいと感じることがありませんか?
また、話している途中で何を説明したいかわからなくなるということがありませんか??

こういった悩みを解決する、説明のコツを1つ紹介します。

上手に説明をするコツとは、「必ず準備をすること」!!

この記事は、私が就職してから学んだ「説明のコツ」の1つです。
上司に説明するとき、打ち合わせを行うときなど、今でも実施している方法です。

説明をする前に「準備」をする

次の4点が「準備」をする内容です。

  • その1:思いを具現化する
  • その2:結論を決める
  • その3:構成を考える
  • その4:メモを準備する

その1:思いを具現化する

自分が思っていることを相手に伝えるためには、相手に理解できる言葉に具現化する必要があります。

なんとなく思っていることでは相手に伝わりませんので、説明したいことをひとまず箇条書きで可視化します。
ここである程度、可視化できると後はまとめるだけです。
言葉を選ぶことは後でもできるので、説明したいことをひたすら出しましょう。
慣れてくれば、この作業で準備が大体終わります!

その2:結論を決める

説明に自信がない人は先に結論から話しましょう。

日常会話では特に気にしませんが、ビジネスは違います。
ビジネスの説明では、プロセスよりも結論を重視します。結論を始めに述べて説明に一貫性を持たせるようにします。

「その1:思いを具現化する」で書き出した内容で「一番伝えたいこと」、「説明の目的」は先に話しましょう。

その3:構成を考える


「その1:思いを具現化する」 で書き出した内容から、説明できるように以下の3つに構成します。

  1. 説明するための前提、概要
  2. 説明する内容
  3. 説明した後に相手にしてもらいたいこと

説明する人の頭の中には、説明したい「何か」がありますが、説明をされる側には「何か」はありません。
そのために、最初に「①説明するための前提、概要」を話して、説明を理解してもらう準備を相手にさせます
経験上これを話すのと話さないのでは、雲泥の差があると思います。

次に「②説明する内容」で本筋を理解してもらいます。

最後に「③説明した後に相手にしてもらいたいこと」を述べて説明をまとめます。

例1 プログラムを書いているときに、わからないことがあった時

①プログラムを書いていてわからないことがあります。→伝えたいこと、説明の目的
②HTMLの○○のを表示するための処理についてです。→説明をするための前提、概要
③○○っていう方法でやってみましたが、表示されません。
 調べた結果、□□の方法でもできるそうですが、書いてあることが難しいです。→説明する内容
④表示するための処理を教えていただけませんか?→説明した後に相手にしたもらいたいこと

人に質問をするときには鉄板の説明ですね。。。

例2 打ち合わせのとき

①AAAプロジェクトの報告を致します。→伝えたいこと、説明の目的
②先日不確定だった○○の仕様が未確定だった件についてです。→説明をするための前提、概要
③仕様内容はカクカクシカジカです。→説明する内容
④何か疑問点等はありますか?→説明した後に相手にしたもらいたいこと

テンプレートに当てはめれば、報告もある程度形になります。
報告が多い場合は、繰り返しまとめるだけです。

その4:メモを準備する

メモを準備する理由は2つあります。

理由① 
説明するための内容を記載しておけば、説明をした後に説明し忘れたことはないか確認することができます。
後で忘れたことに気づいたとき、再度ある程度の説明をしないといけないため、大変です。
またカンニング用としても使用できます。

理由② 
説明後に質問を受けた場合に記載するためです。他にも説明している途中で気になったことをメモすることができます。
ほとんどの場合、説明をして相手がアクションを行わないことはないと思います。
相手がアクションを起こせばメモは必須になります。
もし、相手が助言してくれたことをメモせずに忘れてしまった場合は、再度助言を求める説明をしなければなりません。

まとめ 準備をテンプレート化する

準備をすることが大事だと経験上言うことができます。
準備といってもそこまで時間をとってやる必要はありません。
慣れていないうちは仕方ありませんが。。。
自分の中にテンプレートができれば、コツを掴んだようなものです。
後は経験です!!

日常会話ではあまり得られないですが、ビジネスの会話で相手に言いたいことがきれいに伝わったときのうれしさはとても気持ちいです。
この気持ちは、モチベーションにも繋がりますね。

おわり

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