エンジニアのタスク管理は、ツールを活用すると効率的に進められます。
エンジニアの仕事には、必ずと言ってよいほど納期があり、少しでも遅延があるとクライアントから信用を失いかねません。
それを防ぐためにも仕事を効率よく進める必要があります。そこでこの記事では、エンジニアがタスク管理をするメリットや実践術、おすすめのアプリを紹介します。
エンジニアがタスク管理を導入するメリット
まずはエンジニアがタスク管理を導入するメリットを解説します。
仕事の進捗状況が把握できる
エンジニアがタスク管理をする最大のメリットは、仕事の進捗状況が把握できることです。
やるべきことを、頭の中でイメージして管理するのは難しいものです。しかし、タスク管理をすれば、やるべきことを目で見て管理ができるため、複数の業務があったとしても混乱を防げます。
仕事の効率が良くなる
タスク管理をすることによって、いつまでにどの仕事を完了させればよいのかが明確になります。
曖昧な目的を持ち、仕事をしていると何時間も作業していることがあります。それを続けていると、仕事のクオリティやパフォーマンスが下がってしまうかもしれません。しかし、タスク管理をすると、緊急性のある業務や優先順位がわかるようになるため、効率よく仕事を進められます。
さらに、自分が対応できる仕事の量や種類も判断しやすくなります。無駄な作業を省いたり、事前に準備ができたりするため、大幅に仕事の効率をアップできるでしょう。
時間を活用できる
タスク管理をすることで、作業や仕事をより少ない時間と労力で進められます。
仕事が早く終われば、プライベートの時間を確保しやすくなるでしょう。その時間でスキルを磨けば、仕事の成果を上げられることが期待できます。
またプライベートの時間も確保できるため、休日にしっかりと体を休めたり、趣味を楽しんだりできるでしょう。適度にリラックスする時間を設けると、仕事へのモチベーションが上がります。
エンジニアのタスク管理実践術
エンジニアがうまくタスクを管理するためには、案件や納期を洗い出したり、タスクを整理したりする方法があります。ここでは、エンジニアがタスク管理を成功させるための実践術を解説します。
案件や納期を洗い出す
タスク管理を始める前に、まずは現在自分が抱えている案件や納期を全て洗い出します。全て洗い出すことで、忘れていたタスクや新たに追加すべきタスクが出てくるでしょう。
ノートや手帳などに書き出すのもよいですが、優先順位を決めたり、仕分けしたりする作業が必要になるため、パソコンや付箋などを活用するのがおすすめです。
作業に取り掛かる日や前倒しした納期を決める
タスクを洗い出したら、作業に取り掛かる日や納期を決めます。作業に取り掛かる日をあらかじめ自分で決めておくと、スムーズに仕事が始められます。
また、納期に関しても与えられた納期日に設定するのではなく、数日早めて設定するのがポイントです。納期を早めに設定しておくことで、緊急性の高い案件が入ってきたり、体調を崩してしまったりしたときに慌てずに済みます。そのため、すでに決まっている案件はできるだけ前倒しする想定でスケジュールを決めておくのが望ましいでしょう。
タスクを細分化し、整理する
こなすべきタスクを漠然と記載しているだけだと、何から手をつけてよいのかわからなくなることもあるでしょう。そのため、タスクを細分化し、整理することが大切です。
例えば、「クライアント先に連絡をする」というタスクがあった場合
- ◯月◯日◯時までにA社に打ち合わせの電話をする
- 打ち合わせ日の候補日を洗い出す
- 見積もり依頼を作成する
- 資料や提供情報の準備
といったようにクライアント先に連絡をするまでにどんなアクションを起こせばよいのかがわかります。
このようにタスクを細分化し、整理することでとるべき行動が具体的になり、タスクに取り組みやすくなります。
エンジニアのタスク管理におすすめのツール
エンジニアのタスク管理には、さまざまなツールがあります。どのツールも使いやすくて長く続けられるものを選ぶのがポイントです。ここでは、エンジニアのタスク管理におすすめのツールを紹介します。
ホワイトボード
ホワイトボードをタスク管理に使うと時間効率がよくなります。例えば、チームで作業をしている場合、必要な情報を書き出すだけで、ほかのメンバーに共有することができるでしょう。また、可視化しておくことで、タスクの抜けや漏れを防ぎやすくなります。
しかし、過去の予定を保存できなかったり、外出先では見れなかったりするため、不向きな場合もあります。とは言え、チームで作業をしており、大まかな流れを知っておきたい人には便利なツールです。
スケジュール
タスク管理に手帳を活用している人も多いでしょう。外出先や思いついた時にすぐ書き込める手帳は、たくさんのタスクを抱えている人には便利なツールです。チームで作業している場合は共有しづらいといったデメリットもありますが、会議や打ち合わせが多い人には最適なツールでしょう。
アプリ
時間に追われ、多忙なエンジニアに特におすすめなのが、アプリによるタスク管理です。タスク管理アプリにはさまざまな種類や機能があります。ひとりで使うのかチームで使うのか、シンプルなものか機能性を重視したものかなど、どのように使いたいのかを考慮してアプリを選びましょう。ここでは、タスク管理におすすめのアプリを紹介します。
Backlog
Backlogは、チームでタスク管理をするために必要な機能を全て備えたプロジェクト管理ツールです。ブラウザさえあればOSを選ばず利用でき、iPhoneやAndoroidアプリとしても活用できます。
Backlogは、個人での利用を想定していないため、チームでタスク管理をしたい人におすすめ。プロジェクト計画をガントチャート形式で可視化でき、チーム内の進捗状況も手軽に把握できます。
また、プロジェクトごとに担当者や納期を設定できるタスク機能、タスクを分けて細分化できる機能、情報の更新があった場合はシステム内とメールにて通知される機能が搭載されています。
Trello
2,000万人以上の導入実績を持つTrello。iPhoneやAndroidなどスマホアプリとしても提供しているため、インターネットさえ繋がればデバイスに関係なく活用できます。
Trelloの特長は、付箋を使うような感覚でタスクを管理できることです。次々と発生するタスクをかんばん方式で管理し、並べ替えることができるため、優先順位を一目で把握できます。
タスクは担当別、納期別、進捗状況別といったさまざまな視点で絞り込みができ、ガントチャート方式でも確認可能。さらに、Googleカレンダーとの連携も可能なため、個人で使う場合にも重宝するでしょう。
個人のタスクを管理するなら無料版、チームや企業で使う場合は月額有料プランとさまざまなプランが用意されているのも嬉しいポイントです。
Wrike
Googleやairbnb、Tiffanyなど業種や企業規模に関係なく、世界で利用されているWrike。WindowsやMacOSなどで問題なくアクセスでき、スマホ用のアプリも提供されています。
Wrikeは、Googleや Microsoft、GitHub、Salesforceなどのコラボレーションツールやオンラインストレージなどさまざまなシステムやアプリと連携が可能です。
タスク管理では、登録したタスクからガントチャートが自動作成できるほか、チームの作業状況が可視化されるレポート機能も備えているため、多くのプロジェクト管理に役立てることができます。
5名まで使える無料版から200名まで使えるBusiness版(月額$24.8)が公開されています。そのほかにもさまざまなプランがありますので、まずは無料版を試してみるとよいでしょう。
まとめ
エンジニアはさまざまなプロジェクトを抱えるため、タスク管理は必須です。タスク管理をしっかりすることで、仕事を成功へと導きます。タスク管理ツールは、それぞれ特徴が異なり、人によって使い勝手の良さも異なります。自分に合うツールを見つければ、効率良く仕事が進められるでしょう。
