「仕事をするとき、タスク管理で困っている…」そんなときは、タスク管理アプリを使ってみましょう。
仕事の優先順位が付けられなかったり、他の仕事で重要なことを忘れてしまったりすると、ほかの仕事にも影響を与えてしまいます。
そこで今回は、数多くのタスク管理アプリの中から「GoogleKeep」について紹介します。
GoogleKeepの使い方を知っておけば、今より仕事が捗るでしょう。GoogleKeepの便利な機能も4つ紹介しています。
うまくタスク管理ができれば、時間を有効活用できるでしょう。すぐに使えるものばかりです。ぜひ、最後までご覧くださいね。
GoogleKeepとは
GoogleKeepはGoogleのアプリで、無料のツールです。GoogleKeepはメモアプリですが、メモ機能だけではなく、便利な機能が備わっています。
GoogleKeepと似たアプリにGoogleToDoリストがありますね。GoogleToDoリストもタスク管理ができますよ。
GoogleToDoリストは、リマインダーの設定やGoogleカレンダーと連携ができる便利なアプリです。しかし、GoogleKeepの方が、より仕事で使える機能の範囲が広いのです。
GoogleKeepの主な使い方
ここからは、GoogleKeepでタスク管理をするときの、主な使い方を紹介します。
- タスクの作成
- タスクの完了
- タスクの削除
- 期限のリマインダー
タスクメモを作りたいときは「メモを作成」を選択し、タイトルと作業リストを作成します。作業項目や優先順に入力すると、後で見たときに管理しやすいでしょう。
タスクを完了したときは、チェックボックスに☑を入れるだけでタスクに取り消し線が入りメモの下へ移動します。
タスクを消したいときは、画面左の三本線をクリックするとメニューから「削除」を選択します。
また、リマインダーをセットできるので、タスクを忘れてしまうことはありません。また、「毎週水曜日の10時に会議」のような定期的に行う事柄についても、リマインダーセットが可能です。
GoogleKeepの便利な機能4選
alt：チェックボックス 完了 登録
ここで、GoogleKeepの便利な機能を4つ紹介します。
- タスク管理ができる
- 共有できる
- PCでもスマホでも使える
- 管理が簡単
GoogleKeepのタスク管理は「チェックボックス」を利用すれば、タスクが完了したかどうかがひと目でわかります。
また、タスクの色分けができ、仕事の内容によって色を変えられます。リマインダー機能を使えば、納期の管理も楽になりますよ。
画像や図形を保存できるほか、音声入力ができたり作業ファイルの共有ができたりします。ですから、チームでの仕事に役立つでしょう。
Googleのアカウントがあれば、パソコンでもスマホでも使えるため、管理が簡単です。
GoogleKeepの便利な機能①タスク管理ができる
GoogleKeepの便利な機能の一つにタスク管理ができます。GoogleKeepを起動すると「メモを入力」という画面をクリックします。
タイトルと終わらせたいタスクを入力すれば完了です。
チェックボックスが使える
メモの右下の点が3つ縦に並んでいるアイコンをクリックして「チェックボックスを表示」を選択します。
タスクの色分けができる
タスクの下の左から3つ目のアイコンをクリックすると、色と背景の選択画面が出ます。自分の仕事の内容や担当者の色をあらかじめ決めておくといいでしょう。
リマインダーがある
仕事の納期や完了したい期限があるときに、とくに便利な機能がリマインダーです。タスクの一番左のベルマークをクリックします。
「今日」「明日」「翌週」と選べる項目が出てくるので、作業は簡単です。もちろん、日付と時間のカスタマイズができるので、自分の仕事に合わせた管理が可能になります。
「繰り返し機能」がありますので、毎日、毎週行う作業の管理ができるので、覚えておくと便利ですよ。
画像や図形も保存できる
タスク画面の右から4つ目をクリックすると、ファイルが起動しますのでタスクに入れておきたい画像が入れられます。
また、点が縦に3つ並んでいるアイコンをクリックします。「図形描画を追加」を選択すると、自分で描いたイラストや文字をタスク画面に使えますよ。
Gmailと連携できる
Gmailを利用している人は、Gmailからメモを確認できます。メールと同時にタスクをチェックしておきたい人にオススメです。
Gmail画面の右側にある黄色いアイコンをクリックすると確認画面が出てきます。また、メール画面から、メモを作成し、右上の縦に並んだ3点アイコンをクリックすればGoogleKeepへ移動できますよ。
Googleドキュメントにメモをコピーできたり、他のGoogleのアプリとの連携もされています。他のGoogleのアプリを使う人には、さらに操作が簡単になりますね。
GoogleKeepの便利な機能②共有できる
alt：共有 連携 画像
他のGoogleのアプリを利用したことがある人はイメージしやすいことですが、GoogleKeepもチームメンバーとの共有ができます。
タスク画面の左から2番目のアイコンをクリックすると「共同編集者」の画面が開きます。仕事を一緒にするメンバーのGoogleアカウントを入力してください。
担当を割り当てておけば、チームのタスク管理や進捗状況がひと目でわかるようになりますよ。
GoogleKeepの便利な機能③スマホでも利用できる
GoogleKeepは、Googleアカウントさえあれば、スマホからでも入力ができます。スマホからの操作をしてみれば、便利さを実感できることでしょう。
また、スマホの場合音声入力が可能です。外出先でメモしておきたいことができたり、仕事の増減の管理ができたりするので、忘れてしまうこともなくなりますね。
GoogleKeepの便利な機能④管理が簡単
タスク管理の中でも、重要な仕事は「ピン留め機能」を利用しましょう。ピン留め機能を使えば、メモを固定できるため、優先度の高い仕事が一目でわかるようになります。
チームでの仕事をしていて「多くのタスクに埋もれてしまい納期に遅れてしまった…」ということもなくなります。
GoogleKeepの上部にある虫眼鏡のアイコンで検索できるため、自分の取り出したい仕事がすぐに見つけられますよ。見たいメモを素早く探し、時間の短縮に繋がりますね。
GoogleKeep以外にも便利なアプリがある
GoogleKeepの他にも、さまざまなアプリがあります。たとえば、
- チャット機能があるもの
- 個人と仕事のチームで使い分けできるもの
- 操作が簡単なもの
- 自分の使っているソフトやアプリと連携しているもの
自分の仕事の内容や使用しているツールの連携など、自分に使いやすいタスク管理アプリを選んでみてください。
まとめ
この記事では、GoogleKeepを使ったタスク管理の方法と、便利な機能を4つ紹介しました。
GoogleKeepは、Googleカレンダーや他のアプリと連携がされています。ですから、Googleアカウントを持っている人には非常に便利です。
チームで仕事をするときは、タスクの色を仕事の内容や担当者でわけて使ってみてもいいでしょう。
リマインダー機能やピン留め機能を使うと、重要な仕事の漏れがなくなります。Googleキープの便利な機能を利用して、仕事を効率良く進められるといいですね。
