仕事や業務のメモで、デジタルノートを利用されている方が多くいるのではないでしょうか？「OneNote」は仕事のタスク管理にも役立つ、便利なツールです。
「締切直前までやるべき仕事を忘れていた」「もっと時間管理をうまくしたい」そんな悩みを持つ方もいるでしょう。
そこで今回は「OneNote」を使った、タスク管理の方法と便利な機能を紹介します。OneNoteの活用方法が分かれば、今より仕事を効率良く進められるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。
OneNoteの便利な機能
「OneNote」は、Microsoftのデジタルノートです。OneNoteは、幅広いデバイスに対応しており、スマホからも操作できるんですよ。
OneNoteは、仕事のタスク管理をするときに非常に便利な機能があります。タスクを整理したいときは、タグを付けて分類しておくと検索や印刷したいテキストや画像がひと目でわかります。
タスク管理だけでなく、仕事をする上で便利な機能がありますよ。個人でも、グループでも活用できるOneNoteをぜひ、使ってみてください。
OneNoteの活用方法5選
「OneNote」の便利な機能は以下の5つです。うまく活用して仕事を効率良くこなしましょう。
- タスク管理ができる
- Outlookと連携できる
- 仕事の共有ができる
- 仕事の管理ができる
- 個人でも利用できる
仕事を進めていく上で便利な機能が備わっています。OneNoteなら、仕事もプライベートもすべて把握できるため、とても楽に仕事ができますよ。
OneNoteの活用方法を詳しく紹介しますので、ぜひご覧ください。
OneNoteの活用方法①タスク管理ができる
1つ目に紹介するOneNoteで活用できる機能は、タスク管理ができることです。ToDoリストを作り、ノートシールを活用してチェックボックスを使えば、仕事の進捗状況もひと目でわかるようになります。
タスク管理するときに使っておきたい機能は以下の3つです。
- タグ付けができる
- ショートカットが使える
- 検索ができる
これらを使えば、タグ付けをして仕事の分類をしたり、検索が簡単にできるようになりますね。
ノートシールでタグづけできる
OneNoteのタスク管理はノートシールを利用してタグ付けしましょう。「チェックボックス」を付けて進捗確認が確認できるほか「重要」「質問」「連絡先」など29種類のノートシールから選べます。
OneNoteのメニューは上部にあります。右側のチェックマークのアイコンで「ノートシール」を選択してください。リストの階層管理ができますので、より詳しいリストが作れます。
チェックボックスを選択した場合、ボックスの中でクリックすると、チェックマークが入ります。
削除したいときは、ノートシール上で右クリックをします。「ノートシールの削除」の表示が出ますので、選択すれば完了です。
ショートカットが使える
OneNoteのタスク管理で、他のツールと大きく違うところは「ショートカットキー」が使えることです。
たとえば、チェックボックスは「Ctrl+1」、重要は「Ctrl+2」が使えます。また、ノートシールを自分の好みにカスタマイズできますよ。
「カスタムノートシール」でシールを追加して、文章の入力ができます。また、自分がよく使うショートカットキーを登録することも可能です。
ノートシールで検索ができる
ノートシールを利用すれば検索も簡単になります。仕事の内容でわけていたタスクから、タスクが完了していないアイテムのみを一括で表示できますよ。
OneNoteの活用方法②Outlookと連携できる
2つ目に紹介するOneNoteで活用できる機能は、Outlookと連携できることです。「OneNote」は、Microsoftのデジタルノートです。
Windows10のパソコンの標準ツールなため、Windowsを利用している方には利用しやすいツールでしょう。
「Outlook」と連携が取れるので、会社でOutlookを利用している方は、さらに活用できる幅が広がります。
メニューバーの真ん中にある「会議の詳細」をクリックするとOutlook内にあるメッセージが表示されます。予定を選択すれば、ノートに貼り付けられますよ。
OneNoteの活用方法③仕事の共有ができる
3つ目に紹介するOneNoteの活用方法は、仕事の共有ができることです。チームのメンバーとメモの共有ができ、さらに編集も可能です。
量の多い会議録やマニュアル作成など、日報や資料作成にとくに便利に使えます。
チームで行っている仕事の、最新情報を確認する作業も簡単です。仕事の漏れがなくなるため、より効率的に仕事を進められるでしょう。
タスクの共有もできますので、チーム内で仕事の内容を振り分けたり、担当者の進捗状況を確認できます。
OneNoteの活用方法④仕事の管理が簡単にできる
4つ目に紹介するOneNoteの活用方法は、仕事の管理が簡単にできることです。作成したタスクや資料のワード検索ができるので、重要な仕事が埋もれてしまう心配はありません。
画像情報のワード検索も可能です。「どこに保存したかわからなくなった！」ということがなくなるため安心ですね。
また、一見複雑に見える表作成でタスク管理をする方法があり、誰が見てもわかりやすいものに仕上がります。
資料の埋め込みもできますので、より仕事の管理がしやすくなりますよ。
OneNoteの活用方法⑤個人で使える
5つ目に紹介するOneNoteの活用方法は、個人でも使えることです。仕事の共有だけでなくプライベート用に分けて使えます。
もちろん、個人で使っているメモをそのまま仕事の共有へ変更することも可能です。画像や動画の保存ができるので、メモ機能としてはかなり活用できる範囲が広いですよ。
スマホからのアクセスも可能です。プライベートで使うときには、アプリを活用することがオススメです。
管理が簡単
OneNoteは、管理が簡単です。前述したとおりスマホからの操作も可能だからです。
スマホなら、外出中にパソコンが使えないときや、少しメモを取りたいときに便利ですよ。
画像や音声のデータをノートに貼り付けられるうえ、テキストでの検索が可能です。
OneNoteなら一つのタスクをさらに細分化して管理できますよ。一つのプロジェクトの準備に必要なタスクを作りたいときは、かなり管理が楽になります。
便利なタスク管理ツールは他にもある
OneNoteのツールの他にも、タスク管理をするためには便利なツールがあります。
- Googleなど他のアプリと連携しているもの
- スケジュール管理ができるもの
- 習慣や目標を決めて管理できるもの
- 仕事の進捗がひと目でわかるようになっているもの
さまざまな種類の中から、自分の仕事の内容や生活にあったタスク管理ができるツールを探してみてください。
自分にピッタリ合ったツールを活用すれば、今よりいっそう仕事の効率化が図れますね。
まとめ：ツールを利用してタスク管理をしよう
この記事では「OneNote」を利用した、5つのタスク管理術を紹介しました。OneNoteでは、タスク管理の他にも便利な機能がありましたね。
ファイルや画像の保存ができるうえ、閲覧や編集も共有できるので、仕事が効率良く進むことでしょう。
また、スマホでも簡単な作業なら可能です。外出先でパソコンが使えないときでも安心して仕事ができるでしょう。音声入力を活用すれば、さらに仕事の時間を短縮させられます。
OneNote以外にも便利なタスク管理ツールがありますので、自分の仕事に合った、使いやすいツールを選んでみてください。きっと今よりもずっと仕事を効率的にこなせられますよ。
