「仕事でOutlookを使っているけど、どんなものかよく分からない」「うまくタスク管理がしたい」と考えることはありませんか？
Outlookのメール機能を利用すれば、簡単にタスクを管理することが可能です。Outlookをうまく使えると、チームでの仕事も個人の仕事も捗ることでしょう。
この記事では、Outlookを使ったタスク管理の方法と、便利な機能を6つ紹介しています。Outlookの機能をうまく活用して、今よりも仕事を効率よく進めてください。
タスクがスムーズに進めば、仕事もプライベートも充実させられます。ぜひ最後まで読んで参考にしてください。
Outlookの便利な機能6選
Outlookは、自分のタスク管理だけでなく、チームで行う仕事でも便利に使えます。Outlookの便利な機能を6つご紹介します。
- タスク管理機能
- ToDoリスト
- スケジュール機能
- メンション機能
- メールを活用できる
- アラーム設定ができる
そもそも、タスクとは期限までに作業を完了させる事柄のことです。ToDoリストと同様の使われかたをしています。
スケジュールや予定は、日時が決まっていますが、タスクは予定日時を期限に、作業を終わらせておくものです。
Outlookでは、今までアプリを個別に使用してタスク管理をしていたものを、一括で管理できます。
以下から詳しく解説していきますね。
期限や進捗状況のタスクを管理できる
1つ目のOutlookの便利な機能は、タスク管理ができることです。タスク管理を目的に利用している人も多いでしょう。
また、開始日時や期限の設定、進捗状況や優先度を選べます。また、記録をしたりファイルの添付も可能です。
登録したタスクを同じ仕事のメンバーと共有したり、仕事の依頼や進捗状況の確認や報告などもしたりできます。細かく分けられていますので、自分の使いやすいようにアレンジできるでしょう。
タスク管理画面を利用してToDoリストが作れる
2つ目のOutlookの便利な機能は、ToDoリストが使えることです。タスク画面を活用し、リストが作れるでしょう。
また重要度の設定をしたり、メールから1クリックでToDoリストを作ったりできます。また、仕事の内容が分かりやすく名前を変更できます。
スケジュール機能で予定や期限が分かりやすい
3つ目のOutlookの便利な機能は、スケジュール機能が使えることです。さまざまなタスクをスケジュールに組み込むことで、期限や予定が分かりやすくなります。
また、仕事の予定も個人の予定も組めるので、非常に便利です。さらに、Outlookで受信した予定や予約のメールの内容は、予定表に自動的に表示されるため操作が楽です。
定期的に行われている予定は、日・週・月・年単位で管理ができます。なので、毎回同じ入力をするという煩わしさはないでしょう。
会議の出欠については予定ツールから「会議出欠の依頼」を選択し、メールを送って出欠確認が簡単に取れるようになります。
メンション機能使って個別に仕事の依頼ができる
4つ目のOutlookの便利な機能は、メンションができることです。仕事のチームメンバーにメールを一斉送信できますが、各個人で違う仕事を依頼できます。
メンションされているメールを受信したときに、受信した人は自分宛の依頼だと一目で分かるようになっているため、見落としてしまうことはありません。
メンション機能をうまく使うと、作業時間の短縮や仕事の効率化が図れます。
メール画面からリスト作成や依頼ができる
5つ目のOutlookの便利な機能は、メールを活用できることです。タスクをメール画面から依頼できます。
会議の出欠の依頼やToDoリストの作成、仕事の依頼や進捗状況・報告などのメール機能を使えます。
アラーム設定でタスクの通知ができる
6つ目のOutlookの便利な機能は、アラーム設定ができることです。アラーム設定は、タスク管理の日時設定するときに同時にできます。
また、アラーム通知がきたときに作業することが難しいときには、再通知の設定も可能です。
再通知の時間は、何分後にするかを決められるため、自分の仕事のペースに合わせて通知できます。
ここまで、Outlookのタスク管理をするときに便利な機能の紹介をしました。次の項目から、具体的にどんな手順で使用すればいいのか、解説していきますね。
Outlookでタスク管理する手順
Outlookでタスク管理をする具体的な方法を、紹介します。タスク管理をするときは、いつ、何の作業するか、作業の進め方を考えながら操作するといいでしょう。
- タスクを決める
- タスクの期限を決める
- ファイルがあれば保存する
- 仕事の依頼をする
- 仕事の共有をする
- タスクの完了した後の操作
- タスクの変更
<h3>①タスクの内容を決めて登録</h3>
ホーム画面の左下に「タスク」アイコンがあり「新しいタスクを入力してください」の表示が出ています。タスク内容を入力し、名前をつけて登録すれば完了です。
<h3>②タスクの期限を決める</h3>
タスクの詳細画面が表示されていると、開始日時や期限の設定ができます。デフォルトの期限は今日になっています。
詳細をクリックして、細かいタスクや期限を設定しましょう。
<h3>③ファイルがあれば保存する</h3>
メニューから挿入を選び、クリップのアイコン「ファイルの添付」を選択します。挿入したいファイルを選び、タスクメニューの「保存して閉じる」を選択して完了です。
<h3>④仕事の依頼をする</h3>
タスクツールから「タスクの依頼」を選択します。表示画面の宛先にメールアドレスを入れて送信しましょう。
受取人がOutlookを使っていなくてもメールの受信したり、閲覧できるので非常に便利です。
<h3>⑤仕事の共有をする</h3>
「タスクの依頼」をクリックすると上図のような画面が出ます。で他のユーザーを指定すると共有ができます。指定したメールアドレスに送信してください。
<h3>⑥タスク完了したあとの操作</h3>
タスクが完了したら「タスクの依頼」でタスクを完了にします。また、タスク右の赤いフラグを右クリックすればタスクが消えます。
<h3>⑦タスクの変更をする場合</h3>
タスクアイコンでよく使うものは、ショートカットを利用するとさらに便利に使えます。ホーム画面の左下にアイコンが4つ並んでいます。
一番右側の・・・のアイコンをクリックし、ナビゲーションオプションで表示させたいアイコンをクリックし、「上へ」のボタンをクリックすれば上に表示されます。
「OK」を選択すればホーム画面にアイコンが出るようになりますよ。
Outlookの他にもアプリを利用してみよう
Outlookの便利な機能を使えば、タスク管理ができるので仕事が捗りますね。仕事が捗るツールは、Outlookの他にもあります。
- シフト管理をするアプリ
- ToDoリストが中心になっているもの
- スケジュール管理ができるもの
- 習慣や目標を書き出し、整理するもの
- グラフなどを使って、進捗がわかるもの
中には、Outlookや今使っているツールと連携が取れるものもありますので、一度調べてみるといいでしょう。
さまざまな種類の中から、自分の仕事の管理がしやすいアプリを利用すれば、今より仕事が効率よく進みますね。
まとめ
この記事では、Outlookを利用して仕事のタスク管理の方法と、便利な使い方を紹介しました。
Outlookは、仕事で使われていることが多いので便利機能を知っておくと、今より仕事の管理が楽になります。
また、タスク管理をしていくうえで時間を管理することが大切です。時間の管理はOutlookでも活用できますが、自分に合ったアプリを利用してみてください。
自分に合ったアプリを使えば、タスクと時間を同時に管理ができるので、仕事もプライベートも充実できますね。
