時間を適切に管理すると、成果が向上します。しかし、時間がうまく使えておらず、残業ばかりしてしまったり、思うように作業が進まなかったりする場合もあるでしょう。
そこで本記事では、時間管理の重要性やコツ、継続する方法を紹介します。時間管理が苦手な人でも簡単にできるようにわかりやすく解説しているので、参考にしてください。
時間管理の重要性
時間管理は、ビジネスにとって欠かせない重要なスキルです。時間はすべての人が平等に与えられたもの。この時間を管理して、いかに生産性を上げるかで仕事の成果が変わってきます。
時間管理すると効率よく仕事ができ、生産性が上がる
作業効率を上げるためには、時間管理はマストです。なぜなら、決められた時間内にタスクを終えなくてはいけない場合、時間管理をしていないと仕事に振り回され、思い通りの成果を上げられないからです。
しかし、時間管理をしていると「いつ、何をすべきか」が自分でコントロールできるため、効率よく仕事ができます。その結果、時間に余裕ができ、他の作業に取り掛かれるため生産性が上がります。
時間管理すると優先順位がわかるので、成果が上がる
時間管理をすると仕事の優先順位がわかり、結果的に成果が上がります。成果を上げるためには、自分に期待されているものは何かを理解し、他者から評価されなくてはなりません。
時間管理ができていないと仕事に追われてしまい、与えられた仕事のみをこなすことになります。最悪な場合、無駄な作業をしてしまったり、段取りができずに業務が回らなかったりすることも。
しかし、時間管理ができていると仕事の優先順位がわかり、効率よく仕事を進められます。その結果、成果を出すための時間を十分に確保できるようになります。
時間管理にはメリットがたくさんある
時間管理をするとたくさんのメリットを感じられます。
時間管理をすることによって得られるメリット
- 仕事に集中できる
- 新たなことに取り組める時間を捻出できる
- 仕事やタスクに対して処理能力が向上する
- 納期に余裕ができ、不安を感じずに済む
- プライベートな時間を確保できる
- 部下を教育でき、チームの生産性や効率アップに役立つ
上記のように、さまざまなメリットを得られるため、ぜひ時間管理のスキルを身につけましょう。
時間管理を効率よくするコツ
時間管理を成功させるためには、業務をリストアップしたり、スケジュールに落とし込んだりとさまざまなコツがあります。ここでは、時間管理を効率よくする5つのコツを紹介します。
時間管理のコツ①必要な業務をリストアップする
まずは、必要な業務をリストアップします。業務をリストアップすると、自分が「どの仕事にどれだけの時間を使っているのか」が把握できます。
【リストアップの方法】
- 1週間分の仕事を思いつく限り書き出す
- 一覧を作成する
- それぞれの仕事にどのくらいの時間を費やしているのか記入する
- 3に対して、どのくらいの時間を確保できるか大まかに記入する
- 月単位でしてる仕事も同じ手順で書き出す
一覧を作成する際、形式は自由で構いません。しかし、後から追加や修正ができるようパソコンで作るといいでしょう。
時間管理のコツ②タスクの優先順位を決める
リストアップしたら、タスクの優先順位を決めましょう。緊急度や重要度をメインに、振り分けていきます。
大きく4つに分けると優先順位が決めやすくなります。
- 重要かつ緊急なタスク
・締め切りが迫った提案書や請求書の作成
・システムトラブルの対応
・お客様からの重要な問合せなど
- 重要だが緊急ではないタスク
・業務改善のための情報収集
・部下への教育
・キャリアアップのための自己研鑽
- 重要ではないが緊急なタスク
・重要ではない電話やメールの対応
・突発的に発生する社内での打ち合わせや依頼
・お客様の突然の来客対応
- 重要でも緊急でもないタスク
・定例会議
・資料の定期的な更新
・業務に関係のない交流
このように4つに分けると、自分の中でも「成果につながること」「そうでもないこと」が見えてくるはずです。
時間管理のコツ③スケジュールに落とし込み、予定を立てる
4つに振り分けられたらスケジュールに落とし込み、予定を立てます。上記の中でも1と2を優先的に振り分けます。
その後、3と4を振り分けるのですが、全てを落とし込むのではなく「やらなくてもいいものはないか」を確認しながら予定を立てるのがポイントです。
どんなに時間管理をしても、全ての業務をしていたら作業効率は上がりません。思い切って「やらない」という選択をするのも、時間管理につながる大切なことです。
時間管理のコツ④期限を設定する
スケジュールにタスクを落とし込む際、期限を必ず決めましょう。その際、アバウトな期限を設定するのではなく、具体的な日時を決めることが重要です。具体的な日時を決めると、タスクの消化状況が確認しやすかったり、先延ばしを防げたりできます。
また、納期ぴったりに期限を設定すると、修正や遅れなどの問題が発生した際に時間調整が難しくなります。期限は、少し前倒して予定を組んでおくと安心です。
時間管理のコツ⑤振り返りの時間を作り、改善する
業務が終了したら、予定通りに進んだのかを確認しましょう。振り返りの時間を作ることで、よかった点や改善点などが見えてくるはずです。それらを活かすことによって、自分に最適な時間管理ができるようになります。
時間管理を続けるための方法
時間管理は継続することが大切です。時間管理が苦にならないためにも、継続できる方法を紹介します。
無理のない範囲で予定を組む
時間管理をする時、あれもこれもと張り切って予定を組んでしまうことがあります。
しかし、無理をして予定を組むと達成できず、続かなくなってしまう可能性も。業務をこなすためには、自分の限られたスケジュールと照らし合わせて、無理のない範囲で予定を組むことが大切です。
また、5分、10分など細かい時間で計画を立てることもおすすめしません。細かい設定で時間管理をすると作業が終わらなかったり、嫌になって長続きできなくなったりします。そのため、最初のうちは、1時間くらいの区切りで時間管理をするといいでしょう。
使いやすいツールを使う
時間管理をする場合、自分にあった使いやすいツールを使うのも大切です。使い勝手が悪いものを使うと、時間管理を続けることが苦痛になってしまいます。
手帳やカレンダー、アプリなど気軽に使えるものを選ぶと継続しやすくなります。アプリにもたくさんの種類があるので、いくつかを使ってみて自分に最適なものを選んでくださいね。
時間管理の作業を習慣にする
時間管理を続けるためには、作業を習慣化させるといいでしょう。時間管理を業務として組み込むのもおすすめです。
- 起床後
- 通勤時間中
- 始業前
- 仕事が終わる前の10分前
- 寝る前
1日の中にスケジュールを組み、毎日確認することが大切です。毎日続けることによって、習慣となり、自然と時間管理ができるようになります。
時間管理ができるおすすめのアプリ
時間管理にはアプリを活用すると便利です。時間管理をするためのアプリはたくさんありますが、どれも似たような機能ばかりで悩んでしまうことがありませんか？
まとめ
時間管理は、仕事にとって欠かせないスキルです。しかし、多くの人が大切だと理解していても、なかなか実践できないのも事実。
時間管理ができていないと、目の前のタスクを達成するために一生懸命になってしまい、重要な業務や緊急度が高い仕事を見落としてしまいます。作業効率を良くし、成果を上げるためにも時間管理をしっかりと行いましょう。
