Webライターは複数の案件を同時に抱えることが多いため、タスク管理は必須です。
しかし、うまくタスク管理ができておらず、やるべきことがわからなかったり、納期に遅れたりすることもあるかもしれません。
そこで本記事では、Webライターのタスク管理の重要性やメリット、そして便利なツールを紹介します。
Webライターはタスクが命！管理の重要性を解説
Webライターは、執筆のほかに構成書や請求書の作成、ミーティングといったさまざまなタスクがあります。タスクが増えてくると管理が疎かになってしまい、トラブルが起きやすくなることも考えられるでしょう。ここでは、なぜWebライターにはタスク管理が重要なのかを解説します。
タスク管理ができていないと生産性が下がる
タスク管理をしていないと、何から手をつければよいのかわからなくなってしまうことがあります。一つの作業に時間がかかってしまったり、中途半端な仕上がりになってしまったりする可能性もあるでしょう。その結果、思うように作業が進められず、仕事や収入が減ってしまうかもしれません。Webライターがタスク管理をしていないと、生産性が下がってしまう恐れがあります。
タスク管理ができていないと信頼を失う
Webライターは、さまざまなタスクを確認しながら仕事を進めなくてはいけません。タスク管理が不十分だと業務や納期を忘れてしまい、ミスやトラブルにつながる可能性があります。ミスやトラブルが続いてしまうと、クライアントから信用を失ってしまい、継続した依頼を受注できなくなるでしょう。
タスク管理ができていないと仕事が続かなくなる
タスク管理ができていないと、仕事が続かなくなる可能性があります。先述したように、生産性が上がらず収入が減ってしまったり、クライアントの使用を失って仕事の受注がなくなったりすることが考えられます。
さらに、タスク管理をしていないことで、作業が山積みになってしまい、不規則な生活を送る場合もあるでしょう。不規則な生活を続けてしまうといずれ体調を崩してしまい、働けなくなってしまうことも考えられます。
Webライターがタスクを管理すると得られるメリット
Webライターがタスクを管理すると、作業工程や納期を把握できるため、スムーズに仕事を進められるでしょう。そのため、時間に余裕ができ、新しい案件を増やしたり、スキルアップの時間を作ったりすることができます。
タスク管理をすることは、作業効率化につながります。その結果、収入が増えたり、自由な時間を確保できたりするでしょう。
Webライターにおすすめ！タスクを管理する5つの方法
Webライターのタスク管理には、いくつかのポイントがあります。そのポイントを踏まえ、タスク管理をすると、効率よく仕事を進められるでしょう。ここではWebライターがタスク管理をするためにおすすめの方法を5つ紹介します。
①1カ月の案件と納期を書き出す
まずは、1カ月の案件と納期を書き出します。その際、パソコンや手帳、カレンダーなどさまざまな場所に書き出してしまうと漏れや抜けが発生してしまうかもしれないため、1箇所にまとめるようにしましょう。
案件と納期を全て書き出したら、緊急度や重要度を軸に優先順位をつけていきます。
- 重要かつ緊急なタスク
- 重要ではないけど緊急なタスク
- 重要だけど緊急ではないタスク
- 重要でも緊急でもないタスク
このように、4つに分けてみると優先順位がつけやすくなるでしょう。
②納期を前倒してスケジュールを組む
タスクの洗い出しができたら、スケジュールを組みます。Webライターには必ずと言ってよいほど納期があります。納期に遅れてばかりいるとクライアントからの信用を失うかもしれません。しかし、緊急の案件や体調不良などイレギュラーなことが起こる可能性も考えられます。万が一のときを考え、納期を前倒してスケジュールを組んでおくと安心です。
③毎朝、タスクチェックする
スケジュールを組んだタスクは、必ず毎朝チェックしましょう。人間の脳は朝が一番冴えていると言われています。やるべきことを朝のうちにチェックしておくことで、その日1日の作業をスムーズに行えます。
また、朝のうちにタスクをチェックすると緊急性の高い案件が突然入ってきたりイレギュラーなことが起きたとしても慌てず対応できるでしょう。
「覚えているから大丈夫」と過信するのではなく、必ずタスク管理に目を通し、1日のスケジュールを確認してくださいね。
④自分が対応できる仕事量やかかる時間を把握しておく
Webライターがタスク管理をする上で重要なことは、自分が対応できる仕事量を把握しておくことです。自分の能力以上に仕事を受注してしまうと、どんなに頑張っていてもいずれパンクしてしまいます。その結果、抱えている案件も完璧に遂行することができなくなってしまうでしょう。
また、1つの作業に対し、どのくらいの時間をかけているのかを把握していないといけません。例えば、30分かかる作業を10分で設定してしまうと予定がどんどんズレてしまいます。それでは、せっかくタスク管理をしていても意味のないものになってしまいます。さらに、1つ予定がズレてしまったため、ほかのタスクもこなせなくなってしまい、モチベーションが下がる可能性も。
これらを防ぐためには、自分が対応できる仕事量やかかる時間を把握し、的確なタスク管理を組むことが大切です。
⑤タスク管理ができるツールを使う
タスク管理をするツールにはさまざまな種類があります。どのツールもメリットやデメリットがあるため、自分に合うものを選ぶ必要があります。
手帳・ホワイトボード
例えば、手軽かつ即座にタスク管理を行いたいのであれば、手帳やホワイトボードがおすすめです。多くの人が手帳でタスクやスケジュールを管理しているように、個人のタスク管理をする上では問題ないでしょう。もし、複数の人数で進捗状況を把握する必要があるのであれば、ホワイトボードを活用すると便利です。
自作したシート
エクセルやスプレッドシートで自作したシートを作成し、タスク管理する方法もあります。自分で好きなようにカスタマイズできるため、使い勝手がよく、コストも抑えられるでしょう。しかし、パソコンで確認する必要がある、間違って削除してしまうなどの懸念点も挙げられます。
アプリ
タスク管理用に開発されているアプリもおすすめです。直感的に使えるものが多く、さまざまな機能が搭載されているため、便利に活用できます。しかし、数多く提供されているアプリの中から自分に最適なものを選ぶのは大変です。どんな機能を使いたいのか、誰と使うのか、費用はどのくらいなのかを考慮しながら自分に合うものを選びましょう。
Webライターに最適なアプリを選ぶポイント
- 業務に必要な機能が搭載されているか
- 操作性がシンプルで使い勝手はよいか
- リマインダーでタスク漏れを防げるか
- PCやスマートフォンなどさまざまなデバイスで同期できるか
生産性UP！Webライターにおすすめのタスク管理アプリ
Webライターの生産性をUPするためにおすすめのタスク管理アプリを紹介します。〜
まとめ
Webライターは複数の案件を抱えて仕事をする場合が多いため、タスク管理は必須です。タスク管理を導入すれば、よりスムーズに作業を進めることができ、生産性が上がるはずです。タスク管理ツールには便利なものがたくさんあります。まずは、自分に最適なタスク管理を見つけるために、さまざまなツールを試してみてはいかがでしょうか？
